Polisi Preifatrwydd

Pam fod Data Personol yn cael ei gasglu a’i storio fel rhan o Rhentu Doeth Cymru

Er mwyn bodloni gofynion y Cynllun Cofrestru a Thrwyddedu Landlordiaid fel y nodir yn Rhan 1 o Ddeddf Tai (Cymru) 2014, mae’n rhaid i’r Awdurdod Trwyddedu lunio a chynnal system sy'n ei alluogi i gasglu data.

Pa Ddata Personol sydd gennym a sut rydym yn ei dderbyn

Gall y mathau o ddata personol a gedwir ac a brosesir gan Rentu Doeth Cymru gynnwys:

  • Manylion cyswllt gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost
  • Manylion adnabod, gan gynnwys dyddiad geni, rhif Yswiriant Gwladol, rhif pasbort, rhif trwydded yrru
  • Gwybodaeth am gollfarnau

Mae yna hefyd ffurflen fonitro wirfoddol i sicrhau bod Rhentu Doeth Cymru yn sicrhau bod ei wasanaeth yn hygyrch i bawb. Mae hyn yn cynnwys cwestiynau ychwanegol sy'n darparu data personol pellach, ond dim ond at ddibenion ystadegol a chyfeirio y caiff y wybodaeth hon ei phrosesu, ac yn ddienw.

Sut y byddwn yn defnyddio eich Data Personol

Gall Rhentu Doeth Cymru brosesu data personol i gyflawni ei rwymedigaethau o dan Ddeddf Tai (Cymru) 2014, a gall hyn gynnwys prosesu data personol at bob un neu unrhyw un o'r dibenion fel a ganlyn:

  • Er mwyn cysylltu
  • Er mwyn danfon cofrestriad i landlord; rhoi trwydded i landlord, neu asiant
  • I wneud asesiad o addasrwydd a phriodoldeb ymgeisydd yn unol â'r gofynion trwydded a nodir yn Neddf Tai (Cymru) 2014
  • At ddibenion gorfodi diffyg cydymffurfio â Deddf Tai (Cymru) 2014
  • At ddibenion sicrhau a monitro cydymffurfiad parhaus â Deddf Tai (Cymru) 2014 gan gynnwys amodau trwydded
  • At ddibenion sicrhau a monitro cydymffurfiad parhaus â'r Cod Ymarfer
  • Er mwyn arddangos (i aelodau'r cyhoedd sy'n chwilio'r Gofrestr) a yw landlord wedi'i gofrestru; ac os yw'r landlord neu'r asiant (neu'r ddau), y nodwyd eu bod yn ymgymryd â thasgau gosod neu reoli yn yr eiddo, wedi'i drwyddedu
  • Hwyluso cyflwyno cyrsiau hyfforddi
  • Prosesu trafodion ariannol ar gyfer taliadau a wneir ar gyfer cyrsiau cost
  • Cynorthwyo Awdurdodau Lleol a'r Awdurdod Trwyddedu i gyflawni eu dyletswyddau cyfreithiol o dan Ddeddf Tai (Cymru) 2014
  • At ddibenion ystadegol a chyfeirio
  • Mynd i'r afael ag ymholiadau ac ymateb i unrhyw anghydfodau gwirioneddol neu bosibl.

Nodwch fod Rhentu Doeth Cymru yn gweithio mewn Partneriaeth gyda'r 22 Awdurdod Lleol yng Nghymru i gyflawni ei swyddogaethau o dan y Ddeddf, ac felly bydd yr Awdurdodau Lleol yn hygyrch i wybodaeth a gedwir gan Rentu Doeth Cymru. Yn ogystal, gall Awdurdodau Lleol rannu gwybodaeth berthnasol sydd ganddynt â Rhentu Doeth Cymru er mwyn helpu i benderfynu a yw ymgeisydd yn addas ac yn briodol i weithredu fel landlord trwyddedig neu asiant trwyddedig.

Sefydliadau y gallwn rannu eich data personol â nhw

Dim ond at ddibenion Cynllun Rhentu Doeth Cymru y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio, ond ar brydiau gall Rhentu Doeth Cymru hefyd rannu data personol â sefydliadau eraill. Mae rhestr o Sefydliadau Rhentu Doeth Cymru yn rhannu data gyda nhw isod.

Sefydlia Math y Sefydliad Y data a rannwyd Y rheswm am hyn
Y 22 Awdurdod Lleol Awdurdod Lleol Data Personol Er mwyn cyflawni eu swyddogaethau o dan Ddeddf Tai (Cymru) 2014 a chyfrifoldebau partneriaeth
Contractwyr Rhentu Doeth Cymru cymeradwy Contractwyr fel datblygu gwe a darparwyr hyfforddiant Data Personol Cyflawni swyddogaethau Rhentu Doeth Cymru o dan Ddeddf Tai (Cymru) 2014
Heddlu Gwasanaethau Brys Data Personol Rhannu pryderon am weithgareddau troseddol
Ambiwlans Gwasanaethau Brys Data Personol Rhannu pryderon o ran risg i iechyd y cyhoedd
Gwasanaeth Tân Gwasanaethau Brys Data Personol Rhannu pryderon o ran risg tân
Y Gweithgor Iechyd a Diogelwch Corff Rheoleiddio Data Personol Rhannu pryderon o ran methu cydymffurfio â deddfwriaeth
Safonau Masnach Corff Rheoleiddio Data Personol Rhannu pryderon o ran methu â chydymffurfio â deddfwriaeth
Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi Corff Rheoleiddio Data Personol Er mwyn canfod ac atal twyll.
Awdurdod Cyllid Cymru Corff Rheoleiddio Data Personol Er mwyn canfod ac atal twyll.
Archwilydd Cyffredinol Cymru Corff archwilio Data Personol Er mwyn canfod ac atal twyll fel rhan o'r fenter Twyll Genedlaethol. Mae rhagor o wybodaeth ar gael yma.
Cyrff Proffesiynol yn y Sector Rhent Preifat Corff Proffesiynol Data Personol Rhannu pryderon o ran methu â chydymffurfio â deddfwriaeth Mae rhagor o wybodaeth ar gael yma.

O bryd i'w gilydd, mae Rhentu Doeth Cymru yn derbyn ceisiadau gan wasanaethau eraill o dan ddeddfwriaeth diogelu data. Mae ceisiadau o'r fath yn cael eu hystyried yn unol â gofynion cyfreithiol, fesul achos.

Os ydych yn derbyn gohebiaeth o Rhentu Doeth Cymru, gallai eich gwybodaeth fod wedi cael ei rhannu â Xerox er mwyn cysylltu â chi. I gael rhagor o wybodaeth am sut mae Xerox yn rheoli data personol, edrychwch ar y Polisi Preifatrwydd drwy ddilyn y ddolen hon: www.xerox.co.uk/en-gb/about/privacy-policy

Am ba mor hir ydyn ni'n cadw'ch data personol

Ni fydd gwybodaeth a gesglir gan Rentu Doeth Cymru yn cael ei chadw am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol. Cyfnod cadw Rhentu Doeth Cymru yw 6 + 1 flynedd ar ôl i'r drwydded a / neu'r cofrestriad ddod i ben. Yn dilyn diwedd y cyfnod hwn, bydd y wybodaeth a gesglir yn cael ei dinistrio'n ddiogel.

Deunyddiau Marchnata o Rentu Doeth Cymru

Mae Rhentu Doeth Cymru yn dymuno cyfathrebu â landlordiaid ac asiantau i'w helpu i roi gwybod iddynt am unrhyw wybodaeth sy'n berthnasol i'r diwydiant ehangach neu ddiweddariadau yn eu hardal leol (megis digwyddiadau fforwm sydd ar ddod, cyfleoedd cyllido posibl, cynlluniau trwyddedu ychwanegol ac ati). Fodd bynnag, mae hyn yn ddewisol a rhaid i landlordiaid ac asiantau ddewis hynny trwy ddewis eu bod yn barod i dderbyn cyfathrebiadau o'r natur hon. Gall defnyddwyr bob amser newid y dewis hwn trwy gyrchu eu cyfrif neu drwy gysylltu â Rhentu Doeth Cymru.

Nid yw Rhentu Doeth Cymru yn gwerthu nac yn darparu data personol i drydydd parti at ddibenion marchnata.

Pwy yw'r Rheolwr Data ar gyfer Rhentu Doeth Cymru

Gweithredir Rhentu Doeth Cymru gan Gyngor Caerdydd. Felly Cyngor Caerdydd yw'r Rheolwr Data mewn perthynas ag unrhyw ddata personol a ddarperir at y dibenion hyn. Bydd yr holl wybodaeth a ddarperir yn cael ei thrin yn gyfrinachol a'i phrosesu yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 bob amser. I gael mwy o wybodaeth am ofynion diogelu data’r Cyngor, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data dros ebost at: diogeludata@caerdydd.gov.uk.

Cyngor Caerdydd sy'n cynnal Rhentu Doeth Cymru ac mae Hysbysiad Preifatrwydd llawn y Cyngor ar gael yma.

Eich Hawliau

Gallwch arfer eich hawliau unigol, gan gynnwys mynediad at wybodaeth, cywiro gwybodaeth anghywir neu wrthwynebu prosesu eich data personol.

I gael mwy o wybodaeth am eich hawliau, gallwch ymweld â’rwefan hon.

Gallwch hefyd ysgrifennu at:
Y Swyddog Diogelu Data,
Neuadd y Sir,
Glanfa'r Iwerydd,
Caerdydd,
CF10 4UW
Ebost: hawliauunigol@caerdydd.gov.uk