Er mwyn bodloni gofynion y Cynllun Cofrestru a Thrwyddedu Landlordiaid fel y nodir yn Rhan 1 Deddf Tai (Cymru) 2014, mae’n rhaid i’r Awdurdod Trwyddedu ddatblygu a chynnal system sy'n ei alluogi i gasglu gwybodaeth.
Gall y mathau o ddata personol a gaiff ei gadw a’i brosesu gan Rhentu Doeth Cymru gynnwys:
Byddwn hefyd yn prosesu data categori arbennig fel rhan o ffurflen fonitro wirfoddol i'n helpu i sicrhau bod ein gwasanaeth yn hygyrch i bawb. Mae'r ffurflen fonitro hon yn cael ei rhagflaenu gan ddatganiad yn tynnu sylw at y ffaith bod yr holl gwestiynau yn wirfoddol. Mae'r ffurflen yn cynnwys cwestiynau ychwanegol sy'n rhoi mwy o ddata categori arbennig a restrir isod. Mae'r wybodaeth hon yn cael ei phrosesu'n ddienw at ddibenion ystadegol a chyfeirio’n unig.
Fel arfer, caiff data personol ei roi gan ddeiliad y cyfrif pan gaiff y cyfrif ei greu neu pan gaiff cais cofrestru/trwydded ei wneud. Mae Rhentu Doeth Cymru hefyd yn derbyn gwybodaeth gan ffynonellau eraill fel aelodau'r cyhoedd, gwasanaethau eirioli neu sefydliadau partner eraill. Weithiau caiff gwybodaeth berthnasol ei darganfod a/neu ei chasglu fel rhan o ymchwiliad a gychwynnwyd yn achos amheuaeth o ddiffyg cydymffurfiaeth, neu os caiff pryderon eraill eu mynegi. Mae'r wybodaeth hon fel arfer yn dod gan bartïon â diddordeb (landlordiaid, tenantiaid, asiantau), sefydliadau'r llywodraeth e.e. tŷ’r cwmnïau a'r gofrestrfa tir, grwpiau rhanddeiliaid a chyrff cynrychioliadol.
Gall Rhentu Doeth Cymru brosesu data personol i gyflawni ei rwymedigaethau dan Ddeddf Tai (Cymru) 2014 a Deddf Rhentu Cartrefi (ffioedd etc.) (Cymru) 2019. Gall hyn gynnwys prosesu data personol at rai neu bob un o’r dibenion canlynol:
Cofiwch fod Rhentu Doeth Cymru yn gweithio mewn partneriaeth â'r 22 Awdurdod Lleol yng Nghymru i gyflawni ei swyddogaethau dan y Ddeddf, ac felly bydd yr Awdurdodau Lleol yn gallu cael gafael ar y wybodaeth sydd gan Rhentu Doeth Cymru. Yn ogystal, gall Awdurdodau Lleol rannu gwybodaeth berthnasol sydd ganddynt gyda Rhentu Doeth Cymru i helpu i benderfynu a yw ymgeisydd yn addas ac yn briodol i weithredu fel landlord trwyddedig neu asiant trwyddedig.
Dan Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU (GDPR y DU), rydym yn dibynnu ar un neu fwy o’r seiliau cyfreithlon canlynol ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon:
Ni chaiff eich gwybodaeth ei rhannu ond at ddibenion Cynllun Rhentu Doeth Cymru; fodd bynnag, o dro i dro mae’n bosibl y bydd Rhentu Doeth Cymru hefyd yn rhannu data personol â sefydliadau eraill. Isod mae rhestr o sefydliadau y mae Rhentu Doeth Cymru yn rhannu data â nhw.
O bryd i'w gilydd, mae Rhentu Doeth Cymru yn derbyn ceisiadau gan wasanaethau eraill dan ddeddfwriaeth diogelu data. Caiff ceisiadau o'r fath eu hystyried yn unol â gofynion cyfreithiol, fesul achos.
Mae Rhentu Doeth Cymru yn gweithio gyda Dŵr Cymru a Hafren Dyfrdwy i sicrhau bod landlordiaid yn ymwybodol y gallant fod yn atebol i daliadau a godir yn eu heiddo rhent yng Nghymru. O'r herwydd, gallwch ddewis bod Rhentu Doeth Cymru yn rhannu eich manylion â Dŵr Cymru a Hafren Dyfrdwy drwy'ch cyfrif (yn dibynnu ar leoliad eich eiddo rhent), gan leihau'ch risg o fod yn agored i daliadau dŵr, gan y byddant yn gallu cysylltu â chi am eich eiddo rhent a'r taliadau a godir yno. Gallwch ddewis optio i mewn / allan ar unrhyw adeg drwy eich cyfrif neu drwy gysylltu â Rhentu Doeth Cymru yn uniongyrchol.
Gallwch weld Polisi Preifatrwydd y gwasanaeth argraffu a gaiff ei ddefnyddio gan Rhentu Doeth Cymru a Chyngor Caerdydd, drwy'r ddolen ganlynol; Hysbysiadau Preifatrwydd Gwasanaeth-Benodol (caerdydd.gov.uk)
Os ydych yn derbyn gohebiaeth gan Rhentu Doeth Cymru, efallai bod eich gwybodaeth wedi'i rhannu â Gov.Notify neu wasanaeth argraffu er mwyn cysylltu â chi. I gael mwy o wybodaeth am sut mae Gov.Notify yn rheoli data personol, edrychwch ar y Polisi Preifatrwydd trwy'r ddolen ganlynol: https://www.notifications.service.gov.uk/privacy
Ni fydd gwybodaeth a gaiff ei chasglu gan Rhentu Doeth Cymru yn cael ei chadw am fwy o amser nag sy’n angenrheidiol. Cyfnod cadw Rhentu Doeth Cymru yw 6 + 1 o flynyddoedd ar ôl i'r drwydded a/neu’r cofrestriad ddod i ben. Ar ôl diwedd y cyfnod hwn, bydd y wybodaeth wedi’i chasglu’n cael ei dinistrio'n ddiogel.
Mae Rhentu Doeth Cymru yn dymuno cyfathrebu â landlordiaid ac asiantau i helpu i'w hysbysu am unrhyw wybodaeth sy'n berthnasol i'r diwydiant ehangach neu ddiweddariadau o fewn eu hardal leol (fel digwyddiadau fforwm sydd ar ddod, cyfleoedd cyllido posibl, cynlluniau trwyddedu ychwanegol ac ati). Fodd bynnag, mae hyn yn ddewisol ac mae’n rhaid i landlordiaid ac asiantau optio i mewn drwy ddewis eu bod yn barod i dderbyn cyfathrebiadau o'r math hwn. Gall defnyddwyr bob amser dynnu caniatâd i dderbyn y cyfathrebiadau hyn yn ôl a newid y dewis hwn drwy eu cyfrif neu drwy gysylltu â Rhentu Doeth Cymru – Cysylltu â ni.
Nid yw Rhentu Doeth Cymru yn gwerthu nac yn rhoi data personol i drydydd parti at ddibenion marchnata.
Gweithredir Rhentu Doeth Cymru gan Gyngor Caerdydd. Felly Cyngor Caerdydd yw’r Rheolydd Data ar gyfer unrhyw ddata personol a gaiff ei roi at y dibenion hyn. Caiff yr holl wybodaeth a gaiff ei rhoi ei thrin yn gyfrinachol a’i phrosesu yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 bob amser. I gael mwy o wybodaeth am ofynion diogelu data'r Cyngor, cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data, drwy'r manylion cyswllt isod.
Mae Rhentu Doeth Cymru yn cael ei gynnal gan Gyngor Caerdydd ac mae Hysbysiad Preifatrwydd llawn y Cyngor ar gael yma.
Mae gennych hawl i gael mynediad at eich data a chael copi o’r data personol sydd gan y Cyngor amdanoch a gofyn i’r Awdurdod gywiro eich data personol os oes camgymeriadau neu wybodaeth sy’n hen. Mewn rhai amgylchiadau, cewch hefyd ofyn i’r Cyngor gyfyngu ar brosesu eich data personol nes i unrhyw gamgymeriadau gael eu gwirio, gwrthwynebu prosesu neu drosglwyddo neu (mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn) ofyn i ni ddileu eich data personol.
Os hoffech arfer unrhyw un neu rai o’r hawliau hyn neu os oes gennych unrhyw ymholiadau neu bryderon yn gysylltiedig â phrosesu eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data fel y nodir isod. I gael mwy o wybodaeth am eich hawliau, gallwch fynd i’r wefan hon.
Mae gennych hefyd hawl i gofrestru cwyn yn gysylltiedig â’r hysbysiad preifatrwydd hwn neu weithgareddau prosesu’r Cyngor gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth a gallwch wneud hynny drwy’r wefan isod neu ei llinell gymorth.
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF
Rhif llinell gymorth: 0303 123 1113 Gwefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: https://cy.ico.org.uk/
Cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data i gael mwy o wybodaeth.
Swyddog Diogelu Data
Tîm Llywodraethu Gwybodaeth
Neuadd y Sir
Glanfa'r Iwerydd
Caerdydd
CF10 4UW
diogeludata@caerdydd.gov.uk
Efallai y byddwn yn diweddaru'r polisi preifatrwydd hwn o bryd i'w gilydd. Os bydd y newidiadau hyn yn effeithio ar sut mae eich data personol yn cael ei brosesu, byddwn yn cymryd camau rhesymol i roi gwybod i chi. Diweddarwyd y Polisi Preifatrwydd hwn ddiwethaf ym mis Ionawr 2025.